Article (3)

Mercredi 27 Juillet 2016

Communication

LA clé d’une meilleure collaboration entre assistant(e)s et managers

Astuces et conseils 

Parce qu’une bonne communication permet à un (e) assistant(e) de mieux comprendre les priorités de son manager et donc de pleinement jouer son rôle d’assistant(e), mais aussi parce que bien communiquer n’est pas toujours facile, J'ai donc décidé de faire un point sur les principes essentiels pour préserver ou instaurer une bonne communication. 

Si une bonne communication entre un manager et son assistant(e) participe considérablement à une bonne entente et donc à rendre un environnement professionnel agréable, elle s’avère par ailleurs essentielle pour l’assistant(e). En effet, elle permet d’avoir une meilleure visibilité des tâches et des dossiers, de pouvoir anticiper, prévenir, organiser et planifier… et de mettre en exergue toutes ses compétences et ses aptitudes. Le manager n’hésite alors pas à s’en remettre à sa collaboratrice et de lui confier des responsabilités de plus en plus importantes. Cependant, cette situation « idéale » n’est pas systématique. Avant d’y parvenir, il faut parfois beaucoup de temps… et de frustrations tant pour l’assistant(e) que pour son manager. Or, bien souvent, ce sont de simples petits détails qui permettraient d’y arriver.

Pour bien commencer 

• Avoir ou établir une définition claire de votre poste et de vos objectifs, la faire valider par votre manager afin de partir sur une bonne base et de savoir précisément quel est votre rôle et l’étendue de votre champ d’action.
• Pour bien communiquer avec votre manager, il est indispensable de bien le connaître. 
• Avant toute chose, il est nécessaire de vous poser les questions suivantes et de tenter d’y répondre :
• Qui est mon manager ? 
• A quels éléments se montre-t-il plus particulièrement attentif ?
• Quelles situations semblent être pour lui une source de stress ?
• Quelles sont ses priorités ?
• Qu’attend-il de moi ?
• Quelles ont été les derniers points d’achoppement ?
• Dans quels domaines ai-je des faiblesses ?
• Comment puis-je y remédier ?
• Quels sont mes points forts pour ce poste ? 
• Est-ce que je sais les mettre en avant ?
• Et si tel n’est pas le cas, comment puis-je y parvenir ?
• Si la situation est tendue, semble bloquée et pour bien vous assurer que vous êtes sur la bonne voie, demandez un entretien à votre manager pour faire un point, définir ensemble les priorités, etc. Bien évidemment, il ne s’agit pas d’improviser durant ce face à face mais de bien le préparer, de savoir exactement ce que vous allez aborder, d’être « pratique », concret, synthétique et force de propositions.  
• La confidentialité : pour que votre manager ait confiance, communique bien avec vous et vous donne accès à diverses informations, vous devez faire preuve d’une confidentialité sans faille ! 
  De plus, si vous devez lui donner une information qui le concerne, il doit être tout simplement le premier informé.

«  Reformulez si nécessaire les objectifs et actions que vous venez de déterminer et fixez une date de réalisation. Votre manager n’en sera que plus surpris et ravi de voir à quel point vous vous impliquez ».

Au Quotidien, ça donne quoi

• soyez vigilant(e) sur la gestion de votre temps,
• établissez un ou des planning des échéances, dates et événements « clés »,
• gérez l’ordre des priorités, tout en restant à l’écoute des attentes de votre manager,
• adaptez les modes de communication (téléphone, email, face à face, etc.) selon les situations (urgences, déplacement de votre manager, emploi du temps surchargé, vacances, etc.) afin de lui donner les informations requises en temps et en heure sans perturber son propre travail,
• sachez écouter, retenir et poser des questions pertinentes car si la communication implique l’échange d’informations, elle nécessite avant tout une bonne écoute !
• ayez toujours en tête les enjeux et attentes de votre manager,
• adaptez-vous à la personnalité de votre manager, notamment dans les phases de stress et de changement,
• soyez proactive : proposez lui des idées qui peuvent l’aider dans l’optimisation de ses tâches ou de son temps. De plus, si vous ne pouvez tenir les délais impartis ou obtenir des informations, informez-en votre manager.

"la communication dans le travail ne couvre pas seulement l’échange d’informations. Elle implique la confiance, les actions amenées après que le message ait été délivré et donc la prise de responsabilités voire de risques. La communication conditionne non seulement l’entente entre un manager et son assistante mais également l’intérêt d’un poste. Parce qu’elle semble « évidente », elle est trop souvent négligée et il n’est pas rare d’entendre un(e) assistant(e) déplorer que son manager ne lui « dit » rien. Plutôt que de s’enfermer dans cette sphère, il faut briser la glace, chercher à savoir pourquoi et quelles solutions apporter. 

" Une bonne communication est LA clé d’une meilleure collaboration ! "

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Article rédigé le 26 Juillet 2016 pour lecture à partir du 27 Juillet 2016

Bonne lecture à tout le groupe

Émilie